オフィスでペーパーレス化することの10の利点

オフィスをデジタル化することで、プロセスを効率化

ある会社でのインターンシップ中、私が経験した唯一の最悪の瞬間は、何かあいまいなドキュメントを探すように求められたときだったと思います。サラリーマンなら誰でも共感できると思います。

会社は比較的小さかったので、ファイリングシステムは完璧ではなかったのですが、ああ、なんてこった...そのオフィスのすべての紙片である可能性が非常に高いほど曖昧に説明されているドキュメントを検索し、このドキュメントが非常に重要であるため、検索をあきらめることができないことを知っていることは、私がそこで働いている間に経験した最悪の感情です。紙の書類には本質的に邪悪な何かがあり、それはすべてのサラリーマンが共感できると確信しています。失ったわけでもないものを探すときのフラストレーションは、言葉では言い表せません...それはあなたがあなたの髪を引き裂きたいようなものですが、あなたはそれだけでは何も解決しないことを知っています。

ペーパーレスオフィスの10の利点でペーパーレス化:

1.効率の向上:ペーパーレス化により、物理的なドキュメントを手動でファイリング、検索、整理する必要がなくなり、時間を節約し、生産性が向上します。

2. コスト削減: 紙、インク、保管のコストを大幅に削減または完全に排除できるため、企業にとっては大幅な節約につながります。

3.セキュリティの強化:デジタルドキュメントは暗号化してパスワードで保護できるため、物理的なドキュメントと比較して不正アクセスや紛失のリスクが軽減されます。

4. コラボレーションの向上: デジタル ドキュメントを使用すると、複数のチーム メンバーが同じファイルにアクセスして同時に作業できるため、コラボレーションが促進され、ワークフローが合理化されます。

5.簡単なドキュメント取得:デジタルドキュメントは、キーワードやメタデータを使用してすばやく検索、並べ替え、取得できるため、物理ファイルを手動で検索する必要がなくなります。

6.スペースの節約:紙のファイルや収納キャビネットを排除すると、貴重なオフィススペースが解放され、より整理された効率的な作業環境が可能になります。

7. 環境の持続可能性: ペーパーレス化により、紙の消費量が削減され、天然資源の節約と、紙の生産と廃棄に関連する炭素排出量の削減に役立ちます。

8.災害復旧:デジタルドキュメントは、安全なクラウドストレージに簡単にバックアップして保存できるため、火災や洪水などの災害による物理的な損傷や損失から保護されます。

9.リモートアクセス:デジタルドキュメントは、インターネット接続があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークが可能になり、地理的に分散したチーム間のコラボレーションが促進されます。

10. コンプライアンスの合理化: デジタル ドキュメントは、簡単に追跡、監査、アーカイブできるため、規制要件へのコンプライアンスを確保し、ドキュメント保持プロセスを簡素化します。

ペーパーレス化が進んだ会社で働くとはどういうことか

SignTechとの仕事は、新鮮な空気を吹き込むことができます。ペーパーレスフォームの会社にいる間、片手で紙を扱わなければならなかった回数は数え切れないほどです。誇張のように聞こえますが、そうではありません。プレゼンテーション、クライアントとのミーティング、記事、さらには仕事に応募する記事など、紙を使用する必要はありませんでした。当社では、ペーパーレスソリューションが標準です。

他の会社がまだ紙のフォームや紙の伝票を持っているのを見ると、「明らかにこれは最良の代替手段ではないのに、なぜ人々はまだこれを使用しているのだろう」と考えます。お金、人々が貯金していると思う時間、実際にはもう何も貯めていません。紙ベースの運用システム、つまりファイルキャビネットや床面積を他の用途に利用できるものに維持するためのコストは、長期的にはSignTechのようなアプリに投資するコストよりもはるかに高くなります。

真実は、私たちがそれを適切に行えば、私たちが現在行っていることの少なくとも95%に紙を使用する必要はないということです。

そうは言っても、私はあなたに1つの質問を残します:なぜあなたはまだ紙を使っているのですか?

SignTech Formsは、既存のフォームやドキュメントをペーパーレスフォームに変換し、モバイルデバイスで入力し、シームレスに電子署名できる革新的なペーパーレスプラットフォームです(完全なデータ統合を使用)。 詳細については、以下をご覧ください。 www.signtechforms.com またはメール expert@signtechforms.com .